ساده سازی عملیات برای رشد

چرا با وجود مطالعه کتاب‌هایی مانند Traction، Scaling Up و E-Myth، هنوز در پیاده‌سازی سیستم‌ها، تعریف فرآیندها و آموزش افراد در آژانس خود با مشکل روبرو هستیم؟

این منابع متدولوژی‌های قدرتمندی ارائه می‌دهند، اما آژانس‌های دیجیتال همچنان از نوسانات پروژه، جدول زمانی نامنظم، مشکلات کنترل کیفیت و سایر چالش‌ها رنج می‌برند. این مسائل به این دلیل نیست که آنها در حوزه کاری خود توانمند نیستند.

دلیل اصلی عدم شناسایی سه عنصر کلیدی در تحویل خدمات است: چگونگی انجام کار، زمان انجام و علت انجام.

پیچیده کردن فرآیندها در ابتدای مسیر می‌تواند باعث شکست در اجرای آنها شود. بسیاری از کسب‌وکارها فرآیندهای خود را بیش از حد پیچیده می‌کنند و تمایلی به مستندسازی ندارند، که به ایجاد مشکلات عملیاتی منجر می‌شود.

این عوامل به همراه منابع محدود و توجه پراکنده، باعث می‌شود مدیران آژانس بیشتر وقت خود را صرف پاسخگویی فوری به مشکلات مشتریان و ایجاد فرهنگ «بنیانگذار/مدیر خلاق راه‌حل را ارائه می‌دهد» کنند.

قبل از اینکه به سادگی راهکارها بپردازیم، بیایید به اصول اولیه بازگردیم.

هنگامی که شرکت‌های خود را راه‌اندازی می‌کنیم، اغلب ما را تشویق به سرعت عمل می‌کنند. آموزه‌ها بر تلاش بی‌وقفه برای بستن قراردادها، جذب نیروی کار و مدیریت پروژه‌ها تاکید دارند و این موضوع واقعاً درست است، چرا که شروع یک کسب‌وکار مستلزم کارهای بسیار زیادی است.

مشکل این است که ما به سرعت خود آسیب می‌زنیم و انرژی خود را بی‌مورد تقسیم می‌کنیم؛ وقتی کسب‌وکار ما برای پیشرفت به ثبات نیاز دارد، ما دقیقاً برعکس عمل می‌کنیم.

مایک میکالوویتز در کتاب «اول سود» به اهمیت درک ماهیت کسب‌وکار به عنوان «هیولای پرخور پول و وقت» اشاره می‌کند. اگر ما وقت و منابع خود را نخوریم، کسب‌وکارمان همه چیز را می‌بلعد و چیزی برای ما باقی نمی‌گذارد. این امر باعث سردرگمی درباره عدم رشد می‌شود.

مشکلات مالی نسبت به چالش‌های عملیاتی ساده‌تر هستند. پول را می‌توان از طریق وام یا افزایش درآمد بدست آورد، اما حفظ آن با ایجاد سیستم‌های سودده که به کسب‌وکار اجازه می‌دهد به صورت پایدار کار کند، دشوارتر است. مرحله بعدی، کسب سود و آزادی زمانی واقعی است.

مطابق با کتاب پرفروش من «روش ساباتیک»، مالکان کسب‌وکار می‌آموزند چگونه زمان صرف شده برای شرکتشان را کاهش دهند و با حرفه‌ای‌سازی عملیات، در هزینه، زمان و استرس مدیریت صرفه‌جویی کنند.

بزرگ‌ترین چالش در داشتن آژانس دیجیتال این است که شما احتمالاً کسب‌وکار را به خاطر مهارت عالی در زمینه طراحی سایت، استراتژی سئو یا راه‌اندازی کمپین‌های تبلیغاتی شروع کرده‌اید و سپس باید یاد بگیرید چگونه یک شرکت را اداره کنید؛ دو موضوع کاملاً متفاوت.

چگونه از مسیر نادرست بیرون بیایید و سازوکارهای ساده‌ای برای آژانس خود بسازید…

1. کار را کمتر شروع کنید

می‌دانم که این ایده ممکن است غیرمنطقی و جسورانه به نظر برسد، اما من شاهد معجزه‌ی آن برای مشتریان و همکارانم بوده‌ام. اغلب می‌گویم «شما نمی‌توانید برچسب را از داخل بطری ببینید»، و این درباره برنامه‌ریزی، چشم‌انداز، مسیر و ایجاد فرآیندها بسیار صادق است.

صاحبان کسب‌وکاری که در جزئیات کارهای روزمره گرفتار شده‌اند و قصد ساختار دادن دارند، مانند شکارچیانی در جنگل با چاقوهایی خسته‌کننده و بی‌نتیجه عمل می‌کنند. به جای آن، روز کاری خود را تعریف کنید، مرزهایی برای درگیری تعیین کنید، از کار در شب‌ها و تعطیلات اجتناب کنید و مشکل را از سر راه دیگران بر ندارید.

این کار به شما کمک می‌کند دید جدیدی نسبت به شرکت پیدا کنید و تیم شما فرصت کسب استقلال را داشته باشد.

2. تسلط بر مهارت انتقال دانش

دو روش اصلی برای انتقال دانش وجود دارد: آموزش عملی و مستندسازی. آموزش عملی در اصل یک رابطه طولانی‌مدت است که معمولاً دانش در اختیار یک نفر قرار دارد.

پیش از چاپ و فناوری، مستندسازی محدود به افرادی بود که صفحات را در دست داشتند.

امروزه خوشبختانه امکانات زیادی برای نگهداری و انتقال دانش به تیم وجود دارد. ایجاد این عادت در مراحل اولیه می‌تواند شرکت را از وابستگی به یک فرد خاص رها کند.

با اختصاص دادن زمانی کم در روز برای پاسخگویی به سوالات، شروع به نوشتن و ضبط ویدئو با ابزارهایی مانند loom.com کنید.

این موارد را در پایگاه دانش شرکت مستندسازی کنید تا به مرکز منبع اطلاعات شرکت تبدیل شود. برخی از موفق‌ترین و مقیاس‌پذیرترین شرکت‌هایی که دیده‌ام این عادت را داشته‌اند.

3. تعریف دقیق فرآیندهای کاری

استفاده از ابزارها یا نرم‌افزارهای پیچیده به تنهایی نمی‌تواند نجات‌بخش شرکت شما باشد. تیم‌هایی که بدون تعریف فرآیندهای خود مراجعه کرده‌اند، آسیب زیادی دیده‌اند. تعریف فرآیندها ممکن است دشوار باشد، اما می‌تواند ساده نگه داشته شود.

مشکل اصلی تیم‌ها عدم توانایی در اتخاذ تصمیمات ساده است. اگر بتوانید مشخص کنید که چگونه، چه زمانی و چرا یک کار انجام می‌شود، گام بزرگی برداشته‌اید. ممکن است فکر کنید که فرآیندها همیشه تغییر می‌کنند و بسته به مشتری متغیرند که این قابل قبول است.

کسب‌وکارهای کوچک باید همیشه به دنبال راهکارهای بهتر و کارآمدتر باشند. توسعه و نگهداری عملیات کاری، کلید موفقیت در شرایط ناپایدار بازار است. پس از رشد آژانس، می‌توانید به این ساختارها وفادار بمانید.

«سرم بسیار شلوغ است، چگونه می‌توانم کمتر کار کنم و برای این موضوع وقت پیدا کنم؟»

این امکان‌پذیر نیست که همه کارها را رها کنید. باور کنید یا نه، سوختن در چندین جبهه نهایتاً منجر به مشکلات جدی می‌شود، مانند فرسودگی شغلی، از دست دادن مشتریان، جدایی اعضای تیم یا مشکلات مالیاتی غیرمنتظره.

تمام داستان‌ها را شنیده‌ام و همه سخت و چالش‌برانگیزند. راه‌اندازی کسب‌وکار راحت‌تر از هر زمان دیگری است، اما حفظ و توسعه آن دشوارتر از همیشه شده است. اگرچه ممکن است جذاب به نظر نرسد، اما این فرایند منجر به آزادی‌ای می‌شود که در آغاز کار برایش آرزو داشتیم.

با کوچک و ساده شروع کنید و شاهد پیش‌بینی‌پذیری بیشتر شرکت و کارایی بالاتر تیم‌تان باشید.